Site Administrator

Desirable Criteria for the Role:

Our Client is an equal opportunities employer.

Our Client ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.

Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter: Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Our Client ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Hauptverantwortlichkeiten der Rolle:

Wesentliche Kriterien für die Stelle:

Our Client ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.

• Onboarding: welcoming new hires and making sure communication before, during and after their recruitment is clear and thorough, informing newcomers of administrative requirements of their host city/country and helping them with their queries, introducing new employees to their team and explaining where to find the information they need regarding administration, the site team, or the company.

• IT: working with the IT team to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time, keeping track of the site’s IT stock, liaising with the IT team if equipment needs to be ordered or replacements are required; complying with company policies in terms of cybersecurity and data protection.

• Communication: facilitating communication between on-site teams and the project manager. Ensuring that information flows smoothly between all stakeholders. You will be the main person of contact between site and HR, Payroll, IT, Fleet. Assisting employees, management, and other departments on sensitive/commercial tasks within the business. Working in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
• Travel: ensuring employee travel request forms meet established criteria, flight/hotel reservations within established budgets and company/project policies. Archiving of all bookings according to the system put in place by the administrative team in order to provide reports to Senior Management. Liaising with the Fleet, Tool and Plant team for transport needs from accommodation to site.
• Properties: sourcing accommodations for employees for the duration of the project, maintaining excellent communication with property agents and owners, ensuring that the management of accommodations and transport is done in the most efficient and practical way in terms of time and costs, liaising with the Finance and Commercial teams to allocate costs, liaising with the Legal team for lease reviews and validation.

• Innovation and Development: continually seeking out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. Showing curiosity regarding the construction industry to be able to evolve within the company in other positions. Regularly undertaking trainings to develop skills and knowledge and promoting those trainings to other teammates.

• Event management: organizing monthly teambuilding activities in coordination with management and taking into account the project schedule and budget, organizing smaller and regular activities on site such as team breakfasts.
• Mental health and well-being: promoting mental health among the on-site workforce, i.e., awareness, support (willing to train to be a Mental Health First Aider), stigma reduction (open communication and encouraging seeking help when needed), resource referral (Our Client’s external Employee Assistance Programme).

• All other duties associated with this role.

• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
• Communication: strong written and verbal communication, conveying information clearly and effectively with various stakeholders and fostering a collaborative environment and teamwork.
• Capacity for processing high volume employee management/requests and tasks.
• Ability to work with confidential information in a professional and trustworthy manner, to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Management team.
• Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment.
• Time management: prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision.
• Ability to work on your own initiative, exercise good judgement when taking decisions, leading by example.
• Excellent interpersonal and intercultural communication and skills.
• Patience, attention to detail, adaptability, reactivity.
• Impeccable approach, sensibility, and diplomacy in terms of genders, origins, cultures, sexual orientations, or disabilities to promote an inclusive workplace with individuals from various backgrounds.
• Language: English C1/C2.

• Proven administrative experience in a busy office environment within the construction industry is highly desirable.
• Working knowledge of SAP.
• Other languages (German and/or Dutch is a plus).

• VerwaltungZeiterfassung, Überwachung und Eingabe der Arbeitsstunden in die Stundenzettel, Zusammenstellung wöchentlicher und/oder monatlicher Stundenzettel für die Lohnbuchhaltung/den Standort, Kommunikation mit der Standortleitung/dem Sicherheitsdienst bezüglich Personalwechseln, fehlenden Stempelkarten usw. Überprüfung der Ausgaben des Teams als Vertreter des Geschäftsbereichsleiters. Die reibungslose Koordination zwischen allen Beteiligten sicherstellen. Organisation und Pflege von Daten in Tabellenkalkulationen, Erstellung von Berichten, Organisation von Unterlagen und andere damit verbundene administrative Aufgaben nach Bedarf.
• Büro: Kontrolle des Bürobedarfs und der Verbrauchsmaterialien, Bestellung von Nachschub, um Engpässe zu vermeiden, in Zusammenarbeit mit den Teams für Einkauf, Vertrieb und Logistik. Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsumfelds einbringen, Renovierungen und Umgestaltungen von Büroräumen überwachen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ein angemessenes und angenehmes Umfeld für die Erfüllung ihrer Aufgaben haben. Verwaltung aller Bürosysteme, -prozesse und -einrichtungen, um einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten.
• Berichte: sorgfältige Pflege von Trackern aller Art, um Berichte, Statistiken, Trends, Grafiken und Diagramme erstellen zu können. Teilnahme an Besprechungen auf Wunsch des Senior Management Teams, Protokollführung und Weiterleitung der Protokolle an alle relevanten Parteien.

• Onboarding: Begrüßung neuer Mitarbeiter und Sicherstellung einer klaren und umfassenden Kommunikation vor, während und nach ihrer Einstellung, Information der Neuankömmlinge über die administrativen Anforderungen ihrer Gaststadt/ihres Gastlandes und Unterstützung bei ihren Fragen, Vorstellung neuer Mitarbeiter in ihrem Team und Erläuterung, wo sie die benötigten Informationen zur Verwaltung, zum Standortteam oder zum Unternehmen finden können.

• ES Zusammenarbeit mit dem IT-Team, um sicherzustellen, dass alle IT-Artikel und Hardware für das Projekt rechtzeitig bestellt werden; Überwachung des IT-Bestands am Standort; Kommunikation mit dem IT-Team bei Geräteproblemen. Bestellungen müssen aufgegeben oder Ersatzteile benötigt werden; Einhaltung der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Cybersicherheit und Datenschutz.

• Kommunikation: Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teams vor Ort und dem Projektmanager. Sicherstellen, dass der Informationsfluss zwischen allen Beteiligten reibungslos verläuft. Sie werden die Hauptansprechperson zwischen Standort und Personalabteilung, Gehaltsabrechnung, IT und Fuhrpark sein. Unterstützung von Mitarbeitern, Management und anderen Abteilungen bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben innerhalb des Unternehmens. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Bürorichtlinien bei Bedarf auf dem neuesten Stand halten.
• Reisen: Sicherstellen, dass die Reiseanträge der Mitarbeiter den festgelegten Kriterien entsprechen, Flug-/Hotelreservierungen im Rahmen der festgelegten Budgets und Unternehmens-/Projektrichtlinien erfolgen. Archivierung aller Buchungen gemäß dem vom Verwaltungsteam eingerichteten System, um Berichte für die Geschäftsleitung erstellen zu können. Abstimmung mit dem Fuhrpark-, Werkzeug- und Anlagenteam bezüglich des Transportbedarfs von der Unterkunft zur Baustelle.
• Eigenschaften: Beschaffung von Unterkünften für Mitarbeiter für die Dauer des Projekts, Aufrechterhaltung einer ausgezeichneten Kommunikation mit Immobilienmaklern und Eigentümern, Sicherstellung, dass die Verwaltung von Unterkünften und Transport auf die effizienteste und praktischste Weise in Bezug auf Zeit und Kosten erfolgt, Abstimmung mit den Finanz- und Vertriebsteams zur Kostenverteilung, Abstimmung mit dem Rechtsteam zur Prüfung und Validierung von Mietverträgen.

• Innovation und Entwicklung: ständige Suche nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen zur Steigerung der Büro- und allgemeinen Geschäftseffizienz. Interesse an der Baubranche zeigen, um sich innerhalb des Unternehmens in andere Positionen weiterentwickeln zu können. Regelmäßige Teilnahme an Schulungen zur Weiterentwicklung von Fähigkeiten und Kenntnissen sowie Weitergabe dieser Schulungen an andere Teammitglieder.

• Veranstaltungsmanagement: Organisation monatlicher Teambuilding-Aktivitäten in Abstimmung mit dem Management unter Berücksichtigung des Projektzeitplans und des Budgets, Organisation kleinerer und regelmäßiger Aktivitäten vor Ort wie z. B. Teamfrühstücke.

• Psychische Gesundheit und WohlbefindenFörderung der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter vor Ort, z. B. durch Sensibilisierung, Unterstützung (Bereitschaft zur Ausbildung als Ersthelfer für psychische Gesundheit), Abbau von Stigmatisierung (offene Kommunikation und Ermutigung, bei Bedarf Hilfe zu suchen), Weiterleitung an Ressourcen (externes Mitarbeiterhilfsprogramm von Our Client).

• Alle weiteren mit dieser Funktion verbundenen AufgabenDie

• Hervorragende Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
• Kommunikation: Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, um Informationen klar und effektiv an verschiedene Interessengruppen zu vermitteln und ein kollaboratives Umfeld sowie Teamarbeit zu fördern.
• Kapazität zur Bearbeitung eines hohen Volumens an Mitarbeiterverwaltungs-/Anfrage- und Aufgabenanforderungen.
• Die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen professionell und vertrauenswürdig umzugehen und alle Anfragen des Senior Management Teams effektiv und professionell zu beantworten.
• Starke Organisationsfähigkeiten zur termingerechten Erledigung von Projekten/Aufgaben in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld.
• Zeitmanagement: Aufgaben effektiv priorisieren und innerhalb von Fristen mit wenig Aufsicht arbeiten.
• Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, bei Entscheidungen ein gutes Urteilsvermögen zu beweisen und mit gutem Beispiel voranzugehen.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten.
• Geduld, Liebe zum Detail, Anpassungsfähigkeit, Reaktionsfähigkeit.
• Tadelloses Einfühlungsvermögen und diplomatisches Geschick im Umgang mit Geschlecht, Herkunft, Kultur, sexueller Orientierung oder Behinderung, um ein inklusives Arbeitsumfeld für Menschen unterschiedlicher Herkunft zu fördern.
• Sprache: Englisch C1/C2.
• Fundierte administrative Erfahrung in einem geschäftigen Büroumfeld innerhalb der Bauindustrie ist sehr erwünscht
• Praktische SAP-Kenntnisse.
• Weitere Sprachen (Deutsch und/oder Niederländisch sind von Vorteil).