Office Manager
Office Manager
Salary negotiable
Office Manager — Role Overview
Our Client is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Our Client, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Office Manager — Responsibilities
• Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
• Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of the meetings and distribute minutes to all relevant parties.
• Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.
• Co-ordinate, manage and order all office supplies including canteen food requirements.
• Manages holiday rotas for all senior staff on site.
• Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.
• Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.
• Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.
• To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office
• To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency.
• Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.
• Communicate to IT if replacements required & manage the tracking of IT equipment through the Asset Panda portal.
• Manage all office related service agreements.
• To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation.
• Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
• All other duties associated with this role.
Office Manager — Ideal Candidate
Our Client is an equal opportunities employer.
Büroleiter/in, Wien
Our Client ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.
Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter: Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.
Bei Our Client ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Hauptverantwortlichkeiten der Stelle:
Wesentliche Kriterien für die Stelle:
Our Client ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.Die
• Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years.
• Qualification in Business, Level 5 or higher
• Experience working in a busy construction environment.
• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
• Excellent working knowledge of SAP
• Experience in processing high volume employee time management system
• The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner.
• Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner.
• The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team.
• The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team.
• Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision.
• Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management.
• Ability to work in a fast-paced environment.
• Verantwortlich für die Organisation von Reise- und Unterkunftsbedürfnissen der Mitarbeiter.
• Nimmt auf Anfrage der Geschäftsleitung an Sitzungen teil und protokolliert diese. die Sitzungen und verteilen die Protokolle an alle relevanten Parteien.
• Gewährleistet, dass alle Mitarbeiter über ein geeignetes Arbeitsumfeld verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
• Koordinierung, Verwaltung und Bestellung des gesamten Bürobedarfs einschließlich der Kantinenverpflegung.
• Verwaltet die Urlaubspläne für alle leitenden Angestellten vor Ort.
• Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Ablauf im Bereich Administration, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung, die Ihnen direkt unterstellt sind.
• Unterstützt das Management der Geschäftseinheit bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben innerhalb des Unternehmens.
• Organisiert und pflegt Daten in Tabellenkalkulationen; erstellt Berichte; organisiert Papierkram und erledigt bei Bedarf weitere damit verbundene administrative Aufgaben.
• Alle Bürosysteme, -verfahren und -einrichtungen so zu verwalten, dass ein effizienter und reibungsloser Bürobetrieb
• Um kontinuierlich nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen zu suchen, um diese zu verbessern Büro- und allgemeine Geschäftseffizienz.
• Arbeiten Sie mit der IT-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle IT-Materialien und Hardware für das Projekt rechtzeitig bestellt werden.
• Melden Sie sich bei der IT-Abteilung, falls Ersatz benötigt wird, und verwalten Sie die Nachverfolgung der IT-Geräte über das Asset Panda-Portal.
• Verwalten Sie alle bürobezogenen Dienstleistungsverträge.
• Bereitstellung professioneller Sekretariatsdienste für das Führungsteam, insbesondere im Kundenbereich. Korrespondenz und Angebotserstellung, Vorbereitung von Präsentationen.
• In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Einhaltung der Bürorichtlinien sicherstellenDie
• Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben.
• Nachweislich langjährige Erfahrung als Verwaltungsassistentin mit Schwerpunkt auf der Unterstützung der Geschäftsleitung in einem geschäftigen Büroumfeld (mind. 5 Jahre).
• Qualifikation im Bereich Wirtschaft, Stufe 5 oder höher
• Erfahrung in der Arbeit in einem geschäftigen Baustellenumfeld.
• Hervorragende Kenntnisse der Microsoft Office Suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
• Hervorragende SAP-Kenntnisse
• Erfahrung in der Verarbeitung großer Mengen von Mitarbeiterzeiterfassungssystemen
• Die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen professionell und vertrauenswürdig umzugehen.
• Ausgezeichnete Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie hohes Engagement für die termingerechte Fertigstellung von Projekten.
• Das Selbstvertrauen, alle Anfragen an das Senior Leadership Team effektiv und professionell zu beantworten.
• Die Fähigkeit, eigeninitiativ zu arbeiten und ein integraler Bestandteil eines geschäftigen Teams zu sein.
• Die Fähigkeit, die Zeit effektiv zu managen, Aufgaben zu priorisieren und innerhalb von Fristen mit wenig Aufsicht zu arbeiten.
• Die Fähigkeit, Eigeninitiative zu ergreifen, ein gutes Urteilsvermögen zu beweisen und sich an Veränderungsprozessen zu beteiligen.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeitenDie
Don't let self-doubt hold you back
At URecruit Global, we understand that many talented candidates face self-doubt or imposter syndrome and might hesitate to apply if they don't meet every single qualification. Your transferable skills and unique experience matter just as much as technical expertise. Don't let uncertainty hold you back — we encourage you to apply and share your full story.
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Frequently Asked Questions About This Office Manager Role
What does a Office Manager do in data centre construction?
A Office Manager in data centre construction is responsible for delivering specialist work on Tier III and Tier IV facilities. Day-to-day tasks vary by project phase but typically involve coordination with MEP teams, quality assurance, and ensuring build standards meet client specifications.
How do I apply for this Office Manager position?
Click "Apply Now" above and submit your CV. A specialist recruiter will contact you within 24 hours to discuss the role, your experience, and next steps. We support you through interviews and offer negotiation.
What salary can I expect for this role?
This role offers Salary negotiable. Salary depends on experience, certifications, and project complexity. Use our salary calculator for live market benchmarks across 20+ data centre roles.
About URecruit Global
URecruit Global is a specialist data centre construction recruitment agency serving the UK, Ireland, and Europe. Since 2010, we've completed 1,000+ placements across Tier III and Tier IV data centre builds with 500+ hiring partners. Our team guides you from application through to placement with expert support at every stage.